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O Alto Custo de um Gerenciamento de Ativos Mal Feito

Written by on August 25, 2016

Independentemente de se você está equipado para lidar com eles, o número de ativos em uma empresa em crescimento tendem a se expandir e multiplicar descontrolavelmente. É bem parecido com a Hidra de Lerna da mitologia grega, quando você pensa que tem seu ativo sob controle, mais dois aparecem do nada.

Desde um mouse, teclado, até a sua propriedade intelectual, sua organização é feita de ativos. Portanto, não é errado quando dizemos que a qualidade da gestão dos ativos que você pratica pode fazer ou quebrar sua organização.

Quando é feito da forma certa, o gerenciamento de ativos vai muito além de simplesmente fazer uma lista de tudo que você possui. Desde ajudar a manter o controle do desempenho de um ativo, até ajudar a equipe do financeiro com o orçamento do próximo ano, o gerenciamento de ativos agiliza uma infinidade de questões que poderiam impactar de forma negativa os progresso.

Mas por outro lado, quando ele é feito da maneira errada, pode facilmente prejudicar muito suas operações.

Isso torna o gerenciamento de ativos muito mais do que apenas um bom investimento. Ele quase se torna uma rede de segurança obrigatório. Aqui está cinco armadilhas comuns que podem surgir sem um bom gerenciamento de ativos –

1) Falta de Informações Sobre o Ativo

É uma tarefa muito difícil catalogar todo o hardware, software e serviço da empresa. Mas o gerenciamento de ativos, e a aquisição de informações relevantes e válidas hoje em dia é insubstituível. E na ausência de tais informações, a sua organização poderia ir de mera desordem a um caos total.

O primeiro passo seria a criação de um banco de dados central, onde todos os seus ativos são listados. Essas informações podem incluir tudo, desde endereços IP, garantia e detalhes do fornecedor, até o local do ativo. Você pode tornar as coisas ainda mais fáceis através da organização de seus ativos em diferentes categorias, como hardware, software, serviços e assim por diante. Este tipo de banco de dados central pode te poupar muito tempo apenas pelo fato de lhe dar todas as informações que você precisa sobre os ativos em um só lugar.

2) Erros e Perda de Produtividade

Em um determinado ponto, uma organização pode milhares de ativos em jogo. Novos ativos são adicionados todos os dias e os antigos são constantemente removidos. Alguns são enviados para a manutenção e outros já venceram a garantia. Com tal atividade frequente, é absolutamente necessário manter o controle de todos eles. As informações de novos ativos geralmente são adicionados de forma manual no banco de dados. A possibilidade de erros e esquecimento torna este processo completamente desgastante e insustentável.

Com a utilização de softwares que identificam automaticamente quaisquer novas adições à sua rede, você elimina o trabalho braçal. Um software como este, uma vez instalado no seu computador principal e “linkado” a sua rede, começa a fornecer informações dos recém-chegados em sua rede automaticamente. Uma vez que os novos ativos são identificados, eles são enviados para seu banco de dados central. Filtros adicionais também podem ser ativados para garantir que o escaneamento identifique softwares que você não conta como ativo.

3) Má Alocação de Recursos

Sempre que você adicionar novos ativos à sua rede, há uma infinidade de outros ativos e pessoas associadas a ele. É aqui que a atribuição de prioridade a um ativo entra em ação. Por exemplo, quando o gerente de vendas tem uma apresentação em dez minutos, um problema com o seu computador tem prioridade mais alta do que um problema com o computador de uma pessoa do recursos humanos. Com a quantidade de questões a serem resolvidas, o tempo da sua equipe de TI é um recurso que não deve ser tratado sem importância. E esta priorização de ativos pode ajudá-los julgar qual ticket deve ser resolvido primeiro. Mas a ausência deste tipo de categorização e hierarquia, causará muita confusão e pânico na empresa.

4) Falha e Depreciação de Ativos

A gestão de ativos é muito parecida com sua gestão financeira. Uma gerência de ativos mal cuidada pode comprometer tudo, desde a sua incapacidade de identificar os defeitos, até prever as despesas.

Uma boa gerência de ativos pode ajuda a evitar vários problemas, permitindo que sua equipe de TI possa vincular os ativos aos incidentes que recebem. Isso cria um histórico de atendimento associado com todos os ativos que você possui. Quando for preciso fazer um limpo e diagnosticar a “saúde” dos ativos, basta você analisar os tickets que já estão no seu helpdesk. Isso pode poupar muito tempo e dinheiro, te alertando com antecedência, sobre ativos defeituosos ou com mau funcionamento contínuo.

Outra parte importante da gestão de ativos é a possibilidade de calcular a vida útil e depreciação. Seus ativos, ao contrário de muitos vinhos, nem sempre envelhecer bem. E você precisa de um sistema à prova de falhas para o cálculo da depreciação de cada ativo, ajudando sua equipe financeira prever próxima compras.

5) Vulnerabilidades Inesperadas

Cada um dos seus ativos depende de uma série de outros ativos e cada pessoas depende de vários ativos. Isto significa que um ativo por si só poderia causar uma espécie de efeito dominó e transformar a situação em um grande problema. Uma gerência de ativos eficiente te ajuda a conectar os pontos, ligando ativos associados uns aos outros e aos seus usuários. Isso permite prever possíveis problemas e seus impactos, e lhe dá uma lista abrangente dos ativos e seus respectivos usuários.

Quando é vinculado também o tipo (Software, Hardware, Serviço etc), fornecedor e localização do ativo, no caso de mau funcionamento fica muito mais fácil identificar a fonte do problema.

Seus ativos são totalmente conectados para o funcionamento da sua organização. Como você gerencia eles vai afetar diretamente o seu negócio. Um gerenciamento de ativos de qualidade pode fazer seu negócio funcionar com perfeição, e é por isso que a escolha é muito importante e faz toda a diferença entre ser profissional e amador.

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